Suez: Una transformación cultural para romper silos

El Reto: la coherencia con nuestra visión de compañía

Agbar, (luego Suez y actualmente Veolia), en sus más de 150 años de historia, ha estado siempre vinculada a las grandes transformaciones de la ciudad y su entorno, y ha acompañado a Barcelona en su camino de convertirse en una de las mayores áreas empresariales de Europa.

Pax: 700

M2: 14.000

Sector: Infraestructura

Año: 2016

A modo de ejemplo, en 2014 se decide abandonar la emblemática Torre Agbar para trasladarse a unas oficinas más horizontales en una zona, en ese momento, menos desarrollada, la Zona Franca, y servir de impulsor para su crecimiento, como ya hicieron previamente con el 22@.

El D38 (edificio en el que se incorpora la Ciutat de l’Aigua) nace originariamente como parque empresarial urbano. Está basado en un proyecto modular que consta de dos edificios de arquitectura de vanguardia, integrados en el área pública, y que están especialmente diseñados para ofrecer calidad de vida en el trabajo y garantizar su integración en el entorno urbano. La Ciutat de l’Aigua, concretamente, ocupa el Edificio L, diseñado por el arquitecto japonés Arata Isozaki, y el Edificio T, obra del arquitecto español Alejandro Zaera-Polo. Ambos edificios fueron concebidos como espacios modernos, inteligentes, sostenibles y ecoeficientes.

Esta decisión inmobiliaria es vista como una oportunidad para abrir una reflexión más profunda sobre cómo querían trabajar y relacionarse con el entorno.

La Solución: la evolución del cambio

A través de un proceso participativo se fijó una estrategia clara de transformación cultural basada en la agilidad y la digitalización, una cultura que pone a las personas y sus necesidades en el centro, con el objetivo de mejorar el trabajo colaborativo, la gestión del conocimiento, la innovación y la sostenibilidad en el puesto de trabajo.

Esta estrategia tuvo un impacto claro en el concepto espacial, la tecnología, las dinámicas y la organización del trabajo, así como en aspectos culturales.

Toda esta transformación se ha llevado a cabo actuando y tomando conciencia a partir de cuatro ejes clave, a los que nosotros llamamos ejes del cambio. Son los siguientes:

Transformación cultural

Para el desarrollo del proyecto se definieron las figuras de los “embajadores del cambio”, personas de referencia para el proyecto de transformación. Los embajadores se encargaban de divulgar el proyecto e involucrar a sus compañeros, recoger las inquietudes de sus embajados, así como participar en la cocreación de las iniciativas y canalizar las necesidades de todos para que fueran tenidas en cuenta.

Tecnología

Toda esta evolución del cambio no hubiera sido posible sin la tecnología. La inversión por modernizar las herramientas digitales de los profesionales, así como para dotar a los espacios de la tecnología adecuada fue clave para favorecer la colaboración y autonomía de los colaboradores.

Arquitectura

La Ciutat de l’Aigua fue diseñada desde el concepto de Activity Based Office y un análisis real del uso de espacios lo que permitió reducir puestos de trabajo estándar e incrementar espacios alternativos de trabajo (salas de reuniones, espacios abiertos colaborativos, zonas de terraza habilitadas para trabajar…).

Procesos

La estrategia de las nuevas formas de trabajo basada en la eficiencia, innovación y agilidad abarca también un análisis de los procesos de trabajo para identificar aquellas tareas que pueden tener puntos de mejora. De esta forma, los procesos de reserva de sala se han transformado en un proceso mucho más eficiente y ágil; y los procesos de impresión y gestión documental se han enfocado a la nueva filosofía de la oficina sin papel.

 

Las Claves del Éxito:

Fue muy crítico escuchar y entender las opiniones de todo el colectivo para ir ajustando el proyecto a medida que éste avanzaba. Por ello, además de los embajadores, se realizaron sesiones de trabajo y sesiones informativas con otros colectivos claves como sindicatos o managers. También se lanzaron iniciativas y encuestas abiertas a todos los empleados, para preguntarles por sus intereses o por los servicios que valorarían, entre otros ejemplos.

Destaca a nivel de participación que en la comunidad diseñada para la interlocución entre embajadores se registraran más de 500 comentarios a lo largo del proyecto.

Disponer de una imagen y entidad propia en el proyecto también fue clave para poder generar la ilusión y el motor de cambio necesario para la adopción de nuevas dinámicas en el nuevo espacio de trabajo.

También destaca la creación de una ventanilla única donde el profesional podía conocer cualquier detalle relevante para su experiencia en la nueva sede, desde la distribución de departamentos en el espacio, hasta el horario o aforo del comedor, entre muchas otras cosas.

Por último, la integración de disciplinas bajo el paraguas de una estrategia de formas de trabajo hizo que el modelo fuera coherente y robusto, pero además consiguió que el equipo de proyecto llevara a cabo una implantación y un traslado coordinado y con el que la población estuvo altamente satisfecha.

 

Los Resultados:

Este proyecto fue el punto de partida de una colaboración mucho más extensa con Suez. La Ciutat de l’Aigua fueron los pilares de una evolución cultural de la que luego salieron otros proyectos como el trabajo híbrido, la evaluación del portfolio en la red comercial, o los hubs de innovación.

Algunos resultados destacados del proyecto fueron:

  • Un 97% de la población estaba satisfecha con todo el proceso de cambio (con valoraciones entre supera expectativas y satisfactorio).
  • Se trasladó solo un 13% de la documentación original, digitalizándose casi 1 millón de páginas. A raíz de este proyecto se creó una unidad de gestión documental.
  • Se dispuso de una estructura de 56 embajadores que posteriormente, una vez trasladados al nuevo espacio se redujeron a 33 pero se mantuvieron para seguir evolucionando el proyecto.
  • Se llevó a cabo tras la mudanza un piloto de teletrabajo del 20% que sirvió como palanca para seguir avanzando en la flexibilidad del modelo de trabajo.