Die Herausforderung: Umsetzung einer der Säulen des Strategieplans im neuen Büro von Cuatrecasas in Barcelona: die Weiterentwicklung der Arbeitsmethoden.

2016 sah sich Cuatrecasas, die spanische Anwaltskanzlei mit Präsenz in mehr als 12 Ländern, gezwungen, ihren Hauptsitz im Zentrum von Barcelona zu verlassen und in das Stadtviertel 22@ umzuziehen.

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Cuatrecasas: Neuer Strategieplan und Durchführung von Transformationsmaßnahmen

Die Herausforderung: Umsetzung einer der Säulen des Strategieplans im neuen Büro von Cuatrecasas in Barcelona: die Weiterentwicklung der Arbeitsmethoden.

2016 sah sich Cuatrecasas, die spanische Anwaltskanzlei mit Präsenz in mehr als 12 Ländern, gezwungen, ihren Hauptsitz im Zentrum von Barcelona zu verlassen und in das Stadtviertel 22@ umzuziehen. Diese Situation diente als Auslöser für die Umsetzung einer der Säulen ihres Strategieplans, nämlich die Entwicklung einer effizienteren und auf die Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen ausgerichteten Arbeitsweise, mit der besser auf die Bedürfnisse der Kunden eingegangen werden konnte.

Pax: 1.500

M2: 17.000

Location: Madrid/Barcelona

Jahr: 2016-2018

Mit diesem Ziel vor Augen wandte sich Cuatrecasas an bicg, um zunächst Überlegungen anzustellen, die zu einem Strategieplan führten, und anschließend ein Raumkonzept zu erarbeiten, das auf die neue Arbeitsweise der Kanzlei abgestimmt war.

Die Lösung: ein Rahmen für den Wandel, der bei den Arbeitsweisen ansetzt

In geführten Sitzungen mit der Geschäftsleitung wurden die wichtigsten Ziele definiert: Geschäftsmodell, Organisationsmodell, Rolle der Mitarbeitenden, Marktpositionierung, Kundenerfahrung usw.

Aus diesem ersten Schritt und aus einer Analyse, an der eine Gruppe von Fachleuten aus der Organisation beteiligt war, entstand der Strategieplan der Firma. Dieser integrierte die Kunden- und die Mitarbeitererfahrung in einer gemeinsamen Vision, aus der 9 strategische Leitlinien abgeleitet wurden, die durch autonome Teams, die direkt den Partnern unterstellt waren, umgesetzt werden sollten.

Diese Leitlinien beinhalteten auch eine Definition der neuen Arbeitsweise und des Raumkonzepts, das in den neuen Büros umgesetzt werden sollte.

Die Schlüssel zum Erfolg: innovative Arbeitsweisen

Um die erfolgreiche Umsetzung des neuen Raumkonzepts und der effizienteren Arbeitsweisen sicherzustellen, wurde ein partizipativer Prozess entwickelt, der den Aktionsradius über den Hauptsitz in Barcelona hinaus ausdehnte, da die Ambition des Projekts von Anfang an global angelegt war. Die Personen, die als Botschafter ausgewählt wurden, gehörten daher nicht nur dem Kollektiv in Barcelona an, sondern auch anderen regionalen Büros.

Zu den Maßnahmen, die im Rahmen dieses Prozesses durchgeführt wurden, gehörten unter anderem der Übergang zu einem stärker digitalisierten und weniger papierabhängigen Arbeitsmodell, die Arbeit an Elementen im Zusammenhang mit Vielfalt und Arbeitsorganisation basierend auf Mitarbeiterprofilen, die Entwicklung eines schlankeren Arbeitsmodells mit weniger Bürokratie, die Optimierung des Legal Process Managements, die Verbesserung der technologischen Kompetenzen, insbesondere bei den Partnern, sowie die Erprobung neuer Ansätze zur Nutzung der Arbeitsumgebung anhand von Pilotversuchen mit nicht zugewiesenen Arbeitsplätzen und Telearbeit.

Das Engagement des Unternehmens für Technologie hat sich schon immer von anderen Firmen abgehoben, und in diesem Fall war einer der Schlüssel zur Veränderung der Arbeitsdynamik die Investition in die Digitalisierung der Arbeitsweise. Dies geschah durch eine Initiative, die ein großer Erfolg war: Genius Bar und Floorwalkers. Mit diesen Maßnahmen verfolgte die Organisation das Ziel, proaktiver vorzugehen, um die üblichen Arbeitsabläufe der Mitarbeitenden, insbesondere der Partner, besser zu verstehen und digitale, effiziente Lösungen dafür zu entwickeln. Der Fokus lag dabei darauf, das Team zu schulen und mit den notwendigen Tools auszustatten. Die Welt der Technologie wurde den Mitarbeitenden näher gebracht, um sie für alle besser zugänglich zu machen.

Die Ergebnisse: ein Transformationsprozess

Weitere wichtige Ergebnisse waren:

  • 75 % weniger Papier: 30 Tonnen Papier wurden aus den Büros entsorgt, nachdem die notwendigen Unterlagen und die Prozesse, die für den Papierverbrauch verantwortlich waren, digitalisiert worden waren.
  • 150 Botschafter waren im Rahmen dieses partizipativen Prozess aktiv daran beteiligt, den kulturellen Wandel über den Hauptsitz in Barcelona hinaus voranzutreiben.
  • Eine Zufriedenheitsbewertung von 4,6/5 für das Projekt in Bezug auf die Unterstützung und die Anpassung an die neuen Arbeitsdynamiken.

Cuatrecasas ist die erste Anwaltskanzlei in Spanien, die ihre Arbeitsmethoden überarbeitet hat, um sie an die neuen Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden und Kunden anzupassen, mit einem klaren Fokus auf die Erreichung ihrer Ziele und die Stärkung ihrer Marktführerschaft.

Die Umsetzung des partizipativen Transformationsprozesses über ein Gefüge von Veränderungsbotschaftern war ebenfalls bahnbrechend in der Branche und einer der Gründe für ihre Spitzenposition im jährlich von der Financial Times veröeentlichten Ranking der innovativsten internationalen Anwaltskanzleien (Klicken zum Lesen).